Пресс-конференция как коммуникация: ее структура и специфика
- текст анонса, который высылался (желательно),
- пресс-релиз по теме пресс-конференции,
- анонс предстоящего события (если пресс-конференция проводится в преддверии его),
- цифры и факты (по необходимости),
- список спикеров с краткой информационной справкой про каждого,
- дополнительные информационные материалы (фото/аудио/видео),
- визитка пресс-менеджера (пресс-релизы могут выбросить, а визитки, как правило, все сохраняют),
- программа пресс-конференции,
- ручка, блокнот, сувениры.
6. Распределение функций.
В день, накануне конференции, ответственный пресс-менеджер проводит общее собрание со всеми участниками конференции со стороны организаторов. На собрании проговариваются сценарий пресс-конференции, дресс-код, распределяются обязанности каждого сотрудника, работающего на мероприятии, и время прихода на место проведения конференции. Здесь же назначается человек, который отвечает за работу с микрофонами. Ему даются четкие указания на тему того, как и что делать (спрашивать, какое издание и какой вопрос, и т.д.). Также назначается человек, который будет контролировать месторасположение фотографов (они должны находиться не менее чем на 2 метра от спикеров). Раздаются таблички для спикеров с указанием ФИО и должностей, бейджи для облегчения процесса коммуникации.
7. Проведение предварительных медиа-тренингов с участниками пресс-конференции.
На них отрабатывается пресс-релиз, позиционирование, умение говорить и отвечать на вопросы, использование вербальных и невербальных средств коммуникации.[11]
8. Репетиция пресс-конференции.
У всех участников мероприятия, коммуникаторов (руководства, спикеров, ответственного пресс-менеджера, технических людей и т.д.) во время репетиции должен быть актуальный план пресс-конференции. Как правило, такие «пробные мероприятия» позволяют найти слабые места в организации коммуникативного процесса, после чего можно все отработать и исправить.
Проведение
1. На входе (во время аккредитации), как минимум, должно стоять 2 человека и отмечать в списках пришедших, спрашивать контакт и выдавать пресс-пакеты.
2. На пресс-конференции обязательно должен присутствовать сотрудник с работающим диктофоном. Во время эксклюзивных интервью он должен находиться рядом с интервьюируемым.
3. Подведение итогов
Идеальная пресс-конференция должна представлять собой выполнение следующих задач:
- максимальное количество развернутых анонсов с правильным позиционированием,
- создание и реализация запоминающихся коммуникативных приемов,
- безупречно подготовленные с помощью предшествующих медиа-тренингов спикеры пресс-конференции (хорошее владение вербальными средствами коммуникации).
- достижение коммуникационных целей через правильное построение коммуникационного процесса, удовлетворение потребности коммуникантов в информации.